DESPEDIDAS FIN DE AÑO

En el diseño de los eventos y en cada una de las actividades para las despedidas de fin de año, participa un grupo multidisciplinario de creativos de nuestro equipo de trabajo, que tiene como finalidad proyectar una serie de situaciones, procesos, servicios y productos de forma estética, coherente y atractiva, con el objetivo de superar las expectativas de nuestros clientes con eventos de buen gusto y de grata recordación.

Al momento de diseñar nuestros eventos de fin de año, es importante tener en cuenta un sinnúmero de variables tales como el perfil y número de invitados, el tipo de escenario de acuerdo a las expectativas y a las actividades, las necesidades de apoyo logístico integral, los colores corporativos para la ambientación y decoración, la ambientación musical, entre otros elementos, igualmente somos muy cuidadosos en el diseño de las actividades que irán durante el evento, para lograr participación espontánea de todos los invitados logrando así el objetivo principal del evento que es el de integración, y que cada uno de los participante disfrute a su manera de cada minuto. Si bien son importantes los elementos técnicos, la iluminación, la ambientación, o el sonido, el diseño lo es incluso más, ya que hace referencia a una imagen global con la que quiere nuestro cliente impactar a sus invitados, y que debe ser de grata recordación.

En el momento de acordar un evento con nuestros clientes, inicia la etapa de diseño pero luego viene la planeación para llevar a buen término el diseño del mismo. Al organizar un evento, lo primero en lo que pensamos es en mantener el concepto que nuestro cliente quiere crear y cómo ese concepto va a impactar en la imagen visual y emocional del evento para sus invitados, pretendiendo lograr la mejor impresión y de grata recordación. La evolución de las tecnologías y las redes sociales influyen de forma clara en la planificación, organización y desarrollo de los eventos, y por tanto también en el diseño, que deberá adaptarse al mundo en el que vivimos.

En la planificación está una de las claves para el éxito de nuestros eventos, pero el diseño ha sido la forma como hemos superado las expectativas de nuestros clientes, porque es allí en donde nuestros valores y sentimientos se vuelven tangibles buscando que cada evento sea una oportunidad para que cada cliente y sus invitados se sientan mimados. Logramos de esta manera eventos cada uno de ellos mejor que el anterior, únicos y originales en cada oportunidad en la que nuestro equipo de trabajo puede mostrar su potencial y sus valores para lograr la mejor experiencia para cada uno de nuestros clientes y en especial, para cada uno de los invitados.

Nuestra principal tarea en la organización profesional de los eventos es proporcionar a nuestros clientes el apoyo logístico integral de más alta calidad disponible durante la preparación del escenario y el día del evento, lo que debe garantizar el buen desarrollo del evento. Igualmente asesoramos a nuestro cliente en la idea del evento, procurando el mejor impacto para sus invitados y la optimización de los recursos y del presupuesto destinado para dicho evento.

Nuestro equipo de trabajo en la etapa de planeación coordina cada detalle para responder rápidamente a imprevistos y/o situaciones de emergencia, evitando en lo posible la improvisación durante el evento y logrando así que todo el evento funcione como una máquina bien engrasada. Esta habilidad solo se obtiene con nuestra experiencia de más de quince años, sin arriesgar nuestra propia imagen y reputación.

La logística integral de un evento incluye:

1.Escenarios:  Disponemos de los lugares adecuados para cada evento dependiendo del número de invitados, el tipo de actividades planeadas, en clima cálido y/o frio, hermosas y exclusivas fincas, salones de acuerdo a cada requerimiento, lugares privados de campo abierto, etc.   Lo más importante: nunca realizamos dos actividades en un mismo escenario lo que significa que cada lugar es exclusivo para un grupo y no mezclamos dos o más grupos en un mismo lugar.

 2.Transporte: Disponemos del tipo de transporte que nuestros clientes necesitan, desde el servicio colectivo de recoger el grupo puerta a puerta o en ruta, hasta el transporte individual de acuerdo a cada requerimiento.   Igualmente estamos en capacidad de recoger en un punto de contacto los regalos o elementos necesarios de nuestro cliente para el evento en vehículos livianos de carga.

 3.Alimentos & Bebidas: Disponemos de muy variados menús para los grupos que incluyen la logística completa mientras dure el evento, con platos diseñados de acuerdo al perfil de los invitados, y somos muy cuidadosos en la materia prima, el montaje y el tipo de servicio porque consideramos que este es un componente crítico para nuestros clientes, con el que quieren lograr el mejor impacto en sus invitados.

4.Ambientación:  Nos gusta sorprender a nuestros clientes y a sus invitados con una ambientación y algo de decoración muy sutil, pero de buen gusto y que sea coherente con los colores corporativos, con la navidad y con la despedida de fin de año, para lograr desde el primer impacto la personalización de los espacios disponibles para las actividades, teniendo en cuenta algunos detalles en el montaje.

La música es otro de los componentes de la ambientación, durante el evento de fin de año y de acuerdo a las actividades que se vayan desarrollando, disponemos durante todo el evento de sonido profesional y D.J. para mantener un ambiente agradable para los invitados, sobre todo considerando que generalmente en la despedida de fin de año se acerca la navidad que es música, alegría y buenos sentimientos.

De acuerdo a las coordinaciones previas con nuestro cliente disponemos de un servicio de atrezzo para lograr estilos especiales en la decoración de los espacios, y para mejorar algunos ambientes, elementos de decoración tales como carteles, flores, bombas, festones, telas, luces indirectas, etc.

Disponemos del mobiliario necesario para lograr en las despedidas de fin de año, montajes de acuerdo con cada tipo de expectativa, y coherentes con la ambientación y la imagen que se quiera transmitir, en este sentido logramos el alquiler de tarimas, stands, mesas, sillas, vajillas, cristalería, y todo lo necesario para lograr el mejor impacto visual del evento, de acuerdo a requerimientos.

Disponemos también de lo necesario en producción gráfica relacionada con el evento, grafismos y otros elementos que deban ir acorde con cada espacio, de acuerdo a su uso y a las actividades que en este espacio se desarrollen durante el evento. Cuidamos hasta el mínimo detalle en temas de grafismos, por eso, nos ocupamos de diseñar y presentar diferentes propuestas gráficas.

5. Actividades: Pensamos que las actividades para las despedidas de fin de año son la razón de ser de nuestros eventos y el componente principal para que los invitados disfruten cada minuto, y además, se lleven algo productivo y de grata recordación en sus mentes. Por esta razón dedicamos un capítulo especial a las actividades, pero vale la pena considerar que disponemos de toda la logística necesaria para que las actividades logren el mejor impacto en los participantes, con los más altos estándares de calidad, seguridad y servicio.

6. Recurso humano: Disponemos de un equipo de trabajo profesional, para las despedidas de fin de año idóneo cada quien en su área y en su responsabilidad, compuesto por facilitadores, recreadores, personas de servicio al cliente, cocina, camareras, servicio a la mesa, bármanes, servicio de aseo permanente para los baños, transporte, coordinadores, hostess, Stewarts, en fin todo un equipo compuesto por gente de calidad, con calidez y actitud de servicio.

7.Valores agregados: Nos encanta sorprender gratamente a nuestros clientes y superar sus expectativas, por esta razón y de acuerdo a cada tipo de evento para la despedida de fin de año, disponemos de actividades o elementos con los que diseñamos valores agregados, y así, dejar la mejor imagen sobre nuestros servicios, para sellar nuestra intención y nuestra política  por hacer eventos de grata recordación.

Las actividades que se realizan durante los eventos de despedida de fin de año deben superar el  fin profesional, buscando a través de la diversión, la interacción y el entretenimiento construir o fortalecer las buenas relaciones entre los asistentes, pero también dejar en mente un mensaje productivo que aporte al crecimiento individual y de los equipos de trabajo, logrando así que cada minuto y cada experiencia dentro del evento sea de grata recordación.

Hacemos la diferencia con las actividades que desarrollamos dentro de los eventos de fin de año, y disponemos de un protocolo flexible en el momento del diseño, y flexible para su desarrollo con el fin de mantener la imagen del evento de fin de año como una actividad lúdica de carácter informal, pero tambien, para lograr espontaneidad en los invitados y que no se sientan “acartonados”.    Generalmente una despedida de fin de año se desarrolla durante el día y está  construida por tres componentes:

1.Apertura de ambientación, adaptación, integración y reflexión:

En el momento del desembarque de los invitados de los buses en el lugar dispuesto para el evento, la gente por lo general busca baños y un lugar para guardar sus maletines y elementos personales.  Los escenarios siempre cuentan con un lugar apropiado para guardar maletines de manera segura, además que solo se permite la presencia de los invitados del grupo.  La apertura se refiere a este tipo de coordinaciones administrativas y luego la ambientación y reconocimiento del lugar para identificar los espacios, baños, rutas de evacuación etc., que por su puesto están siempre señalizadas.   Habiendo superado el momento de apertura y ambientación, realizamos una actividad muy corta de adaptación y calentamiento con ejercicios físicos muy sencillos, para adaptar el cuerpo a las actividades programadas sin que vayan al final a ocurrir lesiones o maltrato muscular.  Generalmente hacemos algo de ejercicios aeróbicos, al ritmo de un genero musical.  En momento seguido realizamos una actividad de integración en grupo para reducir tensiones, permitir el conocimiento entre personas que en el ámbito laboral tienen muy poco contacto y facilitar la comunicación interpersonal dentro del grupo, con el fin de lograr verdadera integración.   En algunos casos los líderes del grupo de invitados o su anfitrión usan unos minutos para la reflexión, para la oración o para agradecer la participación, y es este acto con el que iniciamos las actividades.

2.Momento matutino para compartir con actividades productivas y de gran impacto: 

Si bien la despedida de fin de año es una actividad de carácter recreativo, por continua sugerencia de nuestros clientes hemos tomado actividades de nuestros eventos de integración y experienciales formales y pedagógicos, para con este tipo de actividades construir un componente productivo en las despedidas de fin de año, y hemos diseñado otros que se desarrollan durante la mañana y que tienen el propósito principal de permitir momentos paracompartir en grupo, mejorar las relaciones interpersonales, fortalecer algunas competencias colectivas, propiciar espacios para seguros de comunicación.

Dentro de las actividades propuestas tenemos las siguientes:

• Indígena por un día: Los pueblos indígenas son herederos y practicantes de culturas únicas ancestrales que es importante conocer, y formas de relacionarse con los demás y con el medio ambiente de las cuales es necesario aprender, para tener en cuenta en la vida moderna, la empresa y los negocios. Son muchas y muy variadas las comunidades indígenas sobre las que vale la pena recrear actividades y tomar enseñanzas de ellas.  La actividad consiste en poner en competencia por equipos comunidades indígenas recreando situaciones que incluyen la ambientación y caracterización temática de las actividades de acuerdo a coordinaciones previas con la empresa.

• Super Match: Esta es una actividad de recreación diseñada a partir de juegos de competencia, y retos con obstáculos utilizando una metodología basada en mantener a los participantes activos, motivados y estrechando vínculos que ayuden a la interacción de unos con otros, y en la que compiten por equipos.

• Feria de talentos: Esta es una actividad recreativa que propicia un espacio de encuentro e impulsa el Inter conocimiento y el mejoramiento de las relaciones interpersonales entre todos los colaboradores directos e indirectos con la motivación de mostrar y sorprender con el talento personal, a través de la música, el teatro, las manualidades y la creatividad productiva.

Con esta actividad se estimula la comunicación y la integración entre las diferentes áreas corporativas  y los equipos de trabajo con el fin entre otros, de elevar el sentido de pertenencia y fortalecer los valores.

• Juegos deportivo-recreativos: Los juegos recreativos se diferencian de los deportes en que no están dirigidos hacia la competencia. En un deporte la idea es ganar, pero en este tipo de actividades es solo divertirse, y fortalecer valores como el trabajo en equipo, la integración y el juego limpio; además, desarrollar habilidades humanas, habilidades para la vida y esquemas esenciales para desarrollar hábitos sanos por el cuidado del estado físico de salud personal.

• Feria de pueblo: Este es es un evento social y corporativo,  desarrollado en un espacio abierto,  previamente seleccionado,  y que incluye generalmente un propósito común de entretenimiento recreación e integración, y de mejoramiento del clima laboral. La ambientación del evento se realiza en forma típica tradicional  para disfrutar de gratos momentos que incluyen diversión y entretenimiento, participación en juegos de azar y de destreza, alimentos y golosinas, objetos, juguetes, regalos, etc., para los participantes e invitados.   Nuestra feria de pueblo está diseñada para integrar los colaboradores de la empresa de manera particular, pero también para involucrar sus familias, en donde tenemos diseñadas además, actividades para niños.

• FamilyDay: Cuando nos referimos a un FamilyDay, estamos hablando de un tipo de evento totalmente diferente dentro del entorno empresarial, ya que se trata de una actividad con alto grado de comunicación e interacción entre los asistentes, cuyo valor agregado consiste en dar a conocer sus familias al resto de la empresa. Es una jornada agradable y distendida en la que se fomenta el amor por el trabajo, el sentido de pertenencia hacia la empresa, el amor por la familia y el fortalecimiento de los buenos hábitos sociales, familiares y por su puesto laborales, esto debido al ámbito familiar y de amistad en el que se desarrolla.

Hoy por hoy los clientes ya no son lo primero, (…) lo primero son los empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes.

• GamesDay: Las empresas cada vez toman más conciencia en que su público interno también debe ser fidelizado y sobre todo motivado. Para esto  organizar encuentros y juegos que involucren a las familias es una buena idea, considerando que con estas actividades se logra de muy buena manera, acercar a las diferentes áreas de una empresa que quizás no interactúan a diario.  Las despedidas de fin de año que involucren un bingo, juegos de azar, juegos de salón y otras actividades en las que se complementan juegos y premios,  son un concepto moderno para destacar la importancia que tiene el vínculo afectivo y familiar en la vida laboral y para fortalecer las relaciones internas en todos los niveles de la empresa.

• Subastas: La realización de las despedidas de fin de año en la empresa permiten la oportunidad de acercar la realidad del mundo laboral a proveedores, contratistas y hasta a los seres más queridos de todos sus actores, haciéndolos partícipes de proyectos, éxitos profesionales y del clima laboral. Una de las tantas formas para motivar la concurrencia de todos y de agradecer el apoyo de los colaboradores es mediante premios y regalos, que con una subasta será muy divertido y equitativo. Las subastas de premios pueden ser un complemento de motivación para lograr la participación integral en todas las actividades porque tienen la característica de competir por un premio. Disponemos de dinero didáctico y de cuatro estrategias diferentes de participación en las subastas, dependiendo el tipo de actividades, los perfiles de los grupos, las estaciones de juego y otras variables que se hacen visibles durante el diseño del evento y que son importantes a la hora de lograr el mayor impacto y la mejor recordación.

• Children’sDay: El objetivo de las actividades de Children’sdayes propiciar espacios para compartir el mejor momento corporativo con la familia y en especial, con los más pequeños de la casa quienes suelen ser, en ocasiones además, los más afectados por las frecuentes y prolongadas ausencias maternas y/o paternas como consecuencia de las largas jornadas laborales. Disponemos para este tipo de actividades de expertos en maquillaje, pintucaritas, y tatuajes falsos para los niños, también de artistas con experiencia en juegos de carnaval y fiestas infantiles con el propósito, que tanto los niños como los adultos pasen momentos inolvidables.

• Escape room: Este es un juego de aventura físico y mental que consiste en encerrar a un grupo de participantes en una habitación, o en un espacio abierto claramente delimitado donde deberán solucionar enigmas y rompecabezas de todo tipo para ir desenlazando una historia y conseguir escapar antes de que finalice el tiempo disponible (determinado previamente en el diseño del evento). Cada juego puede estar ambientado en un escenario completamente diferente: selvas hostiles, naves espaciales, campos minados, búnkeres militares, casas encantadas, la guarida de un asesino en serie, el despacho de un Gerente y un sinfín de temas. Usualmente los temas de los acertijos siguen la temática del evento que ha sido diseñado y coordinado previamente, con una ambientación coherente con la temática diseñada.

• Retos experienciales: Son juegos y actividades en espacios abiertos cuya metodología es la Formación Experiencial, es decir, basada en la experiencia y las propias vivencias. Con los retos experienciales las personas tienen la capacidad de aprender de su propia experiencia y mediante estos juegos se aprende a conocer y potenciar las fortalezas individuales y del equipo, al mismo tiempo que se superan las debilidades. Su objetivo es facilitar retos relacionados con los comportamientos, las actitudes, la comunicación, la competitividad, la motivación, el liderazgo, y el compromiso entre otras.    Las actividades experienciales siguen una secuencia lógica donde, a través de recursos como la metáfora, se extraen conclusiones que ayudan a mejorar el entorno personal y profesional. Tienen contenido didáctico, su aprendizaje se basa en la experiencia a través de un clima distendido, y un ambiente recreativo.

• Juegos de liderazgo: El liderazgo no es una actividad académica, pero hay personas cuya actitud de liderazgo es necesario descubrir y estimular. Los líderes no trabajan en abstracto, sino en el aquí y ahora, y el juego permite identificar líderes espontáneos, que para lograrlo, se hace necesario que se vean envueltos en situaciones en las que deben actuar como verdaderos líderes. Su éxito no se basa en interpretaciones inteligentes de citas o metodologías famosas, sino en unificar un grupo para lograr un objetivo común.Primero se elige un líder, luego todos los participantes se alinean como el líder o las condiciones del juego lo dispongan. El líder luego se mueve y todos los jugadores tienen que imitar las acciones de acuerdo a su interpretación individual y/o a las instrucciones y confianza en su líder.  Los juegos de Liderazgo son muy divertidos, pero también tienen un componente de aprendizaje calculado y cauteloso en el que se fortalecen los valores de un equipo. El juego dispone de una estrategia que permite la rotación de líderes.  Se aprende mejor cuando se está comprometido, y es más atractivo para las despedidas de fin de año porque propicia actividades para vivir momentos inolvidables.

• Actividades deportivas: En las despedidas de fin de año parte del componente matutino de recreación son las actividades deportivas, de vital importancia porque generan valor en la formación integral de las personas y de su cuidado físico, así como de su entorno familiar, porque además a partir de este tipo de actividades se cultivan hábitos saludables que mejoran su motivación y su calidad de vida. Estamos seguros  del éxito en la productividad laboral a partir de motivar actividades deportivas rutinarias siendo un primer paso, el incluir en la despedida de fin de año este tipo de actividades.   Las actividades deportivas permiten además servir de estrategia para mejorar la convivencia social, dado que los trabajadores consiguen un acercamiento tanto con sus pares y colegas como con sus jefes y líderes, aumentando la confianza en los equipos.

• Juegos tradicionales: Con los juegos tradicionales nos estamos refiriendo a prácticas relajadas de pequeña competencia tomadas de la cultura y las costumbres de nuestros ancestros y con las que en la época en la que la tecnología no estaba desarrollada, nuestros abuelos y demás ascendientes compartían momentos de ocio y ocupaban su tiempo libre. Entre los juegos tradicionales de los que disponemos para organizar contiendas, campeonatos, rondas, estaciones de juego, y otras estrategias; están: El tejo, la rana, la golosa, el temis, el trompo, el yoyo, el Cucunubá, carrera de encostalados, el jazz, congelados, ponchados, rejo quemado, las canicas, juegos de lazo, gallina ciega, escondidas, sillas musicales, tiro al blanco, dardos, la herradura, rebolo, y algunos juegos de mesa como parqués, dominó, damas chinas, tiorico, yenga, etc.

Disponemos de un equipo de trabajo profesional, para las despedidas de fin de año idóneo cada quien en su área y en su responsabilidad, compuesto por facilitadores, recreadores, personas de servicio al cliente, cocina, camareras, servicio a la mesa, bármanes, servicio de aseo permanente para los baños,
transporte, coordinadores, hostess , Stewarts , en fin todo un equipo compuesto por gente de calidad, con calidez y actitud de servicio.

Los facilitadores son estudiantes de últimos semestres o profesionales graduados en Educación Física recreación y deportes.

Los recreadores son igualmente estudiantes edufísicos y/o personas que han adelantado en el SENA estudios técnicos sobre recreación y deportes.

Para cocina disponemos de personas que han adelantado estudios técnicos en el SENA y en el ISEF.

El equipo de servicios está conformado por personal de la región con experiencia y cuidadosamente seleccionado, que ya llevan un tiempo trabajando con nosotros.

Dentro de nuestras estrategias de calidad y servicio al cliente para lograr fidelización entre nuestros clientes, adoptamos una política de atención a nuestro cliente interno basados en la buenas prácticas en las relaciones laborales y con los niveles mas altos de ética posible.